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DEFINIÇÃO

É o apoio logístico necessário para possibilitar que os participantes de um evento possam frequentá-lo de maneira mais confortável possível, compreendendo:

1) Transporte Aéreo: Deslocamento desde os seus domicílios até a cidade sede do evento. Transporte Terrestre: Uso de carros, vans ou ônibus para traslados de chegada e saída, traslados diários dos hotéis oficiais para o local do evento e vice e versa, enfim, todo o transporte necessário para que os inscritos e acompanhantes possam participar de todas as atividades, sejam elas científicas, técnicas ou sociais.

2) Hospedagem: Hotéis ou Flats de várias categorias que possibilitem a livre escolha dos participantes, no que diz respeito ao conforto, as amenidades e aos orçamentos, tornando a estada a mais prazerosa possível.

3) Passeios: Para o entretenimento dos inscritos durante o seu tempo livre e, principalmente, os acompanhantes e familiares, enquanto os mesmos trabalham em tranqüilidade.

4) Convívio Social: Consiste em atividades sociais que a cidade sede do evento pode oferecer aos seus habitantes e visitantes, tais como: shows, teatros, cinemas, bares, restaurantes, danceteria, exposições, festivais, parques temáticos, etc..

5) Tours Pré e/ou Pós Evento: São passeios ou pacotes turísticos convencionais dirigidos àqueles que, por qualquer razão, terão tempo disponível para conhecer lugares adjacentes à sede do evento antes ou depois do período do mesmo. Neste caso, "lugares adjacentes" passa a ser um termo subjetivo, pois depende da procedência do participante (exemplo: para uma pessoa do interior do Estado, a própria cidade sede do evento pode ser um atrativo para atividades pré ou pós evento; para pessoas de outros Estados, além do exemplo anterior, cidades próximas também podem ser atrativos turísticos - como Guarujá para São Paulo; para estrangeiros, todo o País passa a ser um atrativo turístico).

AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL

É aquela especializada em turismo de eventos, apontada pela Comissão Organizadora para elaborar os pacotes para que os participantes possam assistir ao evento.

O papel da Agência Oficial do evento é o de fornecer aos congressistas e seus acompanhantes todo o apoio logístico disponível para facilitar a sua chegada & saída e participação no evento, tais como:

a) Locomoção: Passagens aéreas (reservas, emissão de bilhetes ou PTA'S). Traslados de chegada e saída. Traslados dos hotéis ao local do evento e vice-versa (se necessário).

b) Hospedagem: Bloqueios de apartamentos em hotéis e flats de diferentes categorias, próximos do local do evento, podendo oferecer diferentes opções de custos para os congressistas, conforme a sua conveniência e/ou disponibilidade de tempo.

c) Entretenimento: Programação de pacotes turísticos PRÉ/PÓS evento, além de passeios para os acompanhantes e opções de programação social (restaurantes, shows, teatros, cinemas, exposições, etc.).

Funções da Agência

1) Negociar com fornecedores (Cia. Aérea Oficial, Hotéis, etc.) preços especiais para o evento, tornando a vinda dos participantes atrativa do ponto de vista financeiro.

2) Elaborar Tours Pré/Pós evento.

3) Elaborar atividades turísticas para os acompanhantes (é oportuno incluir o custo destas atividades em uma taxa de inscrição para acompanhantes, a exemplo de vários congressos internacionais).

4) Nomear Agências Oficiais no exterior para trabalharem na divulgação do evento em seus países e enviarem o maior número de participantes possível. Fornecer todas as informações sobre o evento, os pacotes turísticos, a cidade onde será realizado e o Brasil, para que estas agências tenham todas as condições necessárias para vender o Congresso.

5) Ajudar na divulgação do evento, levando aos interessados todas as informações disponíveis.

6) Atender os interessados diretamente na agência ou por outros meios de comunicação (telefone, fax, carta, Internet, etc.) e esclarecer as dúvidas sobre pacotes, reservas, cobrar e emitir passagens, vouchers, etc..

7) Atender as Agências Oficiais do exterior para reservas.

8) Supervisionar os serviços prestados durante o evento para que os mesmos sejam de alta qualidade e sem falhas.

9) Fornecer os serviços solicitados pela Comissão Organizadora.

10) Repassar à Comissão Organizadora as gratuidades conseguidas com os fornecedores.

11) Emitir relatórios para a Empresa Organizadora do evento e/ou para a Comissão Organizadora quando solicitado. A função destes relatórios é o de compilar e analisar os dados das pessoas inscritas com as que estão utilizando serviços diversos da Agência Oficial.

Para maior qualidade e eficiência do trabalho, é solicitado à Comissão Organizadora que:

1) Forneça a listagem do público alvo.

2) Informe a expectativa do número de participantes de cada Estado do Brasil e do Exterior.

3) Entre em contato com os líderes de cada país, solicitando o apoio ao trabalho das Agências Oficiais.

4) Forneça a lista dos participantes do último Congresso.

E para a Empresa Organizadora:

1) Forneça o perfil do evento.

2) Lista dos Inscritos.

3) Lista dos acompanhantes.

É praxe no mercado de eventos do Brasil, que as organizadoras negociem hospedagem nos hotéis em troca de gratuidades ou descontos na infra-estrutura.

Esta prática é válida, mas sugerimos que, ao negociarem com os hotéis, levem consigo seus agentes de viagens, pois eles poderão avaliar se os valores das diárias oferecidos são viáveis para a venda ou não, evitando-se, assim, futuros prejuízos para o evento.

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